Chuyển sang Leanbase? Lựa chọn tuyệt vời! Hướng dẫn nhanh này sẽ giúp bạn thực hiện các bước cần thiết để chuyển đổi sang Leanbase một cách mượt mà.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy:
Những điểm khác biệt chính giữa Leanbase và Googlesheet
Cách chuyển dữ liệu Googlesheet sang Leanbase một cách mượt mà
#Leanbase khác Googlesheet như thế nào
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy:
Những điểm khác biệt chính giữa Leanbase và Googlesheet
Cách chuyển dữ liệu Googlesheet sang Leanbase một cách mượt mà
Leanbase khác Googlesheet như thế nào
Trạng thái và Phần: Leanbase sử dụng cả trạng thái và phần:
Trạng thái trong Leanbase:
Trong Leanbase, người dùng có ba danh mục trạng thái chính: Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, và Hoàn thành. Họ có thể thêm trạng thái mới trong các danh mục này, cụ thể cho từng bảng.
Để tái sử dụng một bộ trạng thái tùy chỉnh, người dùng phải lưu nó dưới dạng Gói Cài đặt.
Phần trong Leanbase:
Người dùng có thể tạo số lượng phần không giới hạn, mỗi phần có thể lưu trữ các nhiệm vụ với các trạng thái khác nhau.
Để hợp lý hóa quy trình làm việc, người dùng có thể gán một trạng thái cụ thể cho một phần. Khi một trạng thái được đặt cho một phần, tất cả các nhiệm vụ với trạng thái đó sẽ tự động được tổ chức vào phần đó.
Cấp độ nhiệm vụ:
Leanbase cung cấp ba cấp độ nhiệm vụ: Module → Nhiệm vụ → Nhiệm vụ con, với Module là cấp độ cao nhất, đại diện cho một epic, cột mốc, hoặc tính năng.
Trường tùy chỉnh:
Trong Leanbase, các trường tùy chỉnh được liên kết với các loại nhiệm vụ, với mỗi loại nhiệm vụ có bộ trường tùy chỉnh riêng. Để tái sử dụng một loại nhiệm vụ và các trường tùy chỉnh của nó, người dùng có thể lưu chúng dưới dạng Gói Cài đặt. Các trường tùy chỉnh cũng có thể được tái sử dụng trên toàn bộ không gian làm việc.
Các tính năng bổ sung của gói cài đặt: Một Gói Cài Đặt Leanbase bao gồm Các Loại Nhiệm Vụ với Trường Tùy Chỉnh, Tự động hóa, Nhãn, và Trạng thái. Người dùng có thể tạo, gán, hoặc bỏ gán Gói Cài Đặt cho các bảng khác nhau, cho phép họ tái sử dụng cấu hình bảng và hợp lý hóa quy trình làm việc trên toàn bộ không gian làm việc.
Cách nhập từ Googlesheet vào Leanbase
Cách xuất Googlesheet dưới dạng tệp CSV
Mở Google Sheet: Đi đến Google Sheet mà bạn muốn xuất.
Truy cập menu Tệp: Ở góc trên bên trái, nhấp vào Tệp.
Chọn tùy chọn Tải xuống: Từ menu thả xuống, di chuột qua Tải xuống.
Chọn định dạng CSV
Nhấp vào Giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv, trang tính hiện tại).
Lưu ý: Điều này chỉ xuất trang tính hiện đang hoạt động.
Tải xuống tệp
Thử công cụ nhập Leanbase
Leanbase cung cấp một công cụ mới, được tối ưu hóa để nhập dữ liệu từ bảng Googlesheet vào Leanbase một cách nhanh chóng
Nhấp vào biểu tượng menu hamburger nằm ở phía bên phải màn hình để mở cài đặt bảng
Chọn nút nhập nhiệm vụ
Trong phần Nhập nhiệm vụ, kéo tệp CSV bạn muốn nhập hoặc nhấp vào Chọn tệp CSV để nhập
Tải lên tệp CSV từ Googlesheet
Lưu ý quan trọng:
Bước 1: Di chuyển tất cả thành viên sang bảng Leanbase
Trước khi nhập, hãy đảm bảo tất cả người dùng từ các bảng cũ của bạn đã được thêm vào Leanbase để tránh nhiệm vụ không được gán.
Bước 2: Sắp xếp lại tệp CSV từ Googlesheet để ánh xạ với bảng Leanbase
Tùy chọn Tùy chỉnh Trường:
Chọn một trường hệ thống Leanbase làm mặc định cho các nhiệm vụ hoặc các trường Leanbase khác.
Tìm kiếm các trường hiện có trong không gian làm việc của bạn hoặc tạo một trường tùy chỉnh mới để phù hợp.
Chọn bỏ qua các trường không liên quan.
Mẹo chuyên nghiệp:
Bật Hiển thị các trường chưa được ánh xạ để chỉ hiển thị các trường chưa khớp nhằm dễ dàng xem xét hơn.
Sử dụng nút Bỏ qua các trường cột chưa được ánh xạ để bỏ qua các trường không cần thiết và tăng tốc quá trình nhập, tránh lãng phí thời gian vào dữ liệu không liên quan.
Người dùng nên kiểm tra kỹ việc ánh xạ dữ liệu để đảm bảo thông tin được nhập chính xác.
Các cột bắt buộc cho Leanbase CSV
Để nhập công việc thành công, bạn phải điền vào các trường bắt buộc để ánh xạ các trường Leanbase.
Tên công việc
Điền tên công việc từ dữ liệu CSV Googlesheet của bạn.
Phần
Chỉ định phần mà bạn muốn lưu trữ từng công việc.
Loại công việc
Chỉ định loại công việc cho từng công việc, chẳng hạn như Module, Công việc, User Story, hoặc Công việc con.
Module: Cấp cao nhất, đại diện cho một epic hoặc một tính năng.
Công việc con: Cấp thấp nhất, đại diện cho các mục công việc chi tiết, cụ thể liên kết với một công việc cha.
Module chứa công việc và công việc chứa công việc con
Trạng thái
Chỉ định trạng thái của từng công việc. Bạn có thể sắp xếp lại và tùy chỉnh các loại trạng thái sau khi nhập thành công.
Người được giao
Thêm tên hoặc email của người được giao như chúng xuất hiện trong Leanbase.
Mô tả
Sao chép hoặc tạo mô tả cho các công việc của bạn.
ID công việc
Để trống hoặc bỏ qua nếu bạn không có ID công việc.
Nhãn
Thêm các nhãn liên quan để phân loại hoặc nhận diện công việc.
Parent_ID
Đối với công việc con, thêm ID công việc cha để liên kết chúng.
Ví dụ: Nếu tạo công việc con, gán một ID duy nhất cho công việc cha trong trường ID công việc và tham chiếu nó ở đây.
Ngày hết hạn
Định dạng ngày tháng theo m/dd/yyyy h:mm:ss PM/AM.
Ví dụ: 9/20/2024 6:27:00 PM.
Định dạng CSV Leanbase:
Mẹo
Đảm bảo tính nhất quán trong tên hoặc email của Người được giao để tránh lỗi nhập.
Sử dụng ID duy nhất cho các trường Parent và Task ID khi liên kết công việc.
Xác thực định dạng CSV của bạn trước khi nhập vào Leanbase để tránh lỗi.
Quản lý Bỏ qua Trường:
Leanbase cho phép bạn quản lý các trường bị bỏ qua trong quá trình nhập một cách hiệu quả, người dùng có thể chọn nút Hiển thị thêm để hiện lại các trường bị bỏ qua:
Bỏ qua Các Trường Cụ thể: Chọn các trường riêng lẻ mà bạn không muốn nhập và đánh dấu chúng là bị bỏ qua.
Bỏ qua Tất cả Các Trường: Nhanh chóng bỏ qua tất cả các trường không khớp hoặc không liên quan bằng cách sử dụng tùy chọn Bỏ qua Tất cả Các Trường trên Các Trường Chưa Được Gắn Kết
