Cách kéo dữ liệu từ Clickup sang Leanbase

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy:

• Những điểm khác biệt chính giữa Leanbase và ClickUp

• Cách di chuyển dữ liệu ClickUp của bạn sang Leanbase một cách liền mạch

Leanbase khác ClickUp như thế nào

1. Trạng thái và Phần: Leanbase sử dụng cả trạng thái và phần, trong khi ClickUp chỉ sử dụng trạng thái để hiển thị trạng thái công việc và lưu trữ vị trí công việc.

   1. Trạng thái trong Leanbase:

      • Trong Leanbase, người dùng có ba danh mục trạng thái chính: Chưa bắt đầu, Đang tiến hành, và Hoàn thành. Người dùng có thể thêm trạng thái mới trong các danh mục này, cụ thể cho từng bảng.

      • Để tái sử dụng một bộ trạng thái tùy chỉnh, người dùng phải lưu nó dưới dạng Gói Cài Đặt.

   2. Phần trong Leanbase:

      • Người dùng có thể tạo số lượng phần không giới hạn, hoặc gọi là trạng thái trong ClickUp, trong đó mỗi phần có thể lưu trữ các công việc với các trạng thái khác nhau.

      • Để hợp lý hóa quy trình làm việc, người dùng có thể gán một trạng thái cụ thể cho một phần. Khi một trạng thái được đặt cho một phần, tất cả các công việc với trạng thái đó sẽ tự động được tổ chức vào phần đó.

2. Cấp độ công việc:

   • Leanbase cung cấp ba cấp độ công việc: Module → Công việc → Công việc con, với Module là cấp độ cao nhất, đại diện cho một epic, cột mốc, hoặc tính năng.

   • Ngược lại, ClickUp có hai cấp độ: Công việc và Công việc con. Ngoài ra, ClickUp cho phép người dùng đánh dấu công việc là cột mốc để đánh dấu các sự kiện như ra mắt hoặc các đầu mục quan trọng.

3. Trường tùy chỉnh:

   • Trong Leanbase, các trường tùy chỉnh được liên kết với các loại công việc, với mỗi loại công việc có bộ trường tùy chỉnh riêng. Để tái sử dụng một loại công việc và các trường tùy chỉnh của nó, người dùng có thể lưu chúng dưới dạng Gói Cài Đặt. Các trường tùy chỉnh cũng có thể được tái sử dụng trên toàn bộ không gian làm việc.

   • Trong ClickUp, các trường tùy chỉnh áp dụng cho tất cả các công việc trên một bảng và không bị giới hạn bởi các loại công việc cụ thể.

4. Tính năng bổ sung của gói cài đặt: Một Gói Cài Đặt của Leanbase bao gồm Các Loại Công Việc với Trường Tùy Chỉnh, Tự động hóa, Nhãn, và Trạng thái. Người dùng có thể tạo, gán, hoặc bỏ gán Gói Cài Đặt cho các bảng khác nhau, cho phép họ tái sử dụng cấu hình bảng và hợp lý hóa quy trình làm việc trên toàn bộ không gian làm việc.

Cách nhập từ ClickUp vào Leanbase

Cách xuất bảng ClickUp dưới dạng tệp CSV

1. Đi đến Workspace hoặc List: Mở Space, Folder, hoặc List trong ClickUp chứa các nhiệm vụ bạn muốn xuất.

2. Mở menu Tùy chọn: Ở góc trên bên phải của trang, nhấp vào biểu tượng Customize bên cạnh nút Add task. Đảm bảo bạn đang ở chế độ xem List để chọn nút tùy chỉnh.

3. Chọn Export để tùy chỉnh cài đặt xuất CSV: Từ menu thả xuống, chọn Export view > CSV.

4. Tải xuống tệp CSV

Thử công cụ nhập Leanbase

Leanbase cung cấp một công cụ mới, được tối ưu hóa để nhập dữ liệu từ các bảng ClickUp vào Leanbase một cách nhanh chóng

1. Nhấp vào biểu tượng menu hamburger nằm ở phía bên phải màn hình để mở cài đặt bảng

2. Chọn nút nhập nhiệm vụ

3. Trong phần Nhập nhiệm vụ, kéo tệp CSV mà bạn muốn nhập hoặc nhấp vào Chọn tệp CSV để nhập

4. Tải lên tệp CSV của ClickUp

Lưu ý quan trọng:

Bước 1: Di chuyển tất cả thành viên sang bảng Leanbase

Trước khi nhập, hãy đảm bảo tất cả người dùng từ các bảng cũ của bạn đã được thêm vào Leanbase để tránh nhiệm vụ bị bỏ trống.

Bước 2: Ánh xạ bảng ClickUp sang bảng Leanbase

Ánh xạ trường tự động:
Leanbase tự động phát hiện các trường của ClickUp và khớp chúng với các trường tương ứng trong Leanbase. Người dùng có thể nhấp vào từng hàng để xem xét và điều chỉnh các ánh xạ này nếu cần.

Tùy chọn tùy chỉnh trường:

• Chọn một trường hệ thống Leanbase làm mặc định cho các tác vụ hoặc các trường Leanbase khác.

• Tìm kiếm các trường hiện có trong không gian làm việc của bạn hoặc tạo một trường tùy chỉnh mới để phù hợp.

• Chọn bỏ qua các trường không liên quan.

Mẹo chuyên nghiệp:

• Bật Hiển thị các trường chưa được ánh xạ để chỉ hiển thị các trường chưa khớp nhằm dễ dàng xem xét hơn.

• Sử dụng nút Bỏ qua các trường cột chưa được ánh xạ để bỏ qua các trường không cần thiết và tăng tốc quá trình nhập liệu, tránh lãng phí thời gian với dữ liệu không liên quan.

• Người dùng nên kiểm tra kỹ việc ánh xạ dữ liệu để đảm bảo thông tin được nhập chính xác.

ClickUp

Quản lý Bỏ qua Trường:

Leanbase cho phép bạn quản lý các trường bị bỏ qua trong quá trình nhập một cách hiệu quả, người dùng có thể chọn nút Hiển thị thêm để hiện lại các trường bị bỏ qua:

• Bỏ qua Trường Cụ thể: Chọn các trường riêng lẻ mà bạn không muốn nhập và đánh dấu chúng là bị bỏ qua.

• Bỏ qua Tất cả Trường: Nhanh chóng bỏ qua tất cả các trường không khớp hoặc không liên quan bằng cách sử dụng tùy chọn Bỏ qua Tất cả Trường trong Các Trường Chưa Được Gắn Kết

Quản lý Nhiệm vụ Sau Nhập

1. Gán Loại Nhiệm vụ Mặc định:

   Sau khi nhập, tất cả các nhiệm vụ ClickUp sẽ tự động sử dụng loại nhiệm vụ đầu tiên trong cài đặt bảng Leanbase (thường được đặt tên là "Nhiệm vụ").

1. Xử lý thiếu các công việc con:

   • Các công việc con trong ClickUp sẽ không được nhập.

   • Để tạo lại chúng:

     • Đi đến công việc mục tiêu.

     • Sao chép và dán các mục trong danh sách kiểm tra thủ công vào công việc.

     • Chọn tạo nhiều công việc

   • Ngoài ra, bạn có thể tạo trường mới dưới dạng trường văn bản để lưu trữ liên kết đến các công việc con. Nhấp vào liên kết để điều hướng trực tiếp đến công việc trong ClickUp.

Lưu ý quan trọng

Có một số dữ liệu trong ClickUp sẽ không được nhập

• Thẻ đã lưu trữ: Các nhiệm vụ đã lưu trữ trong ClickUp sẽ không được nhập.

• Danh sách đã lưu trữ: Phần đã lưu trữ và các thẻ của chúng sẽ không được nhập.

• Công việc phụ: Các công việc phụ trong ClickUp sẽ không được nhập.

Mẹo: Bạn có thể tạo trường mới dưới dạng trường văn bản để lưu liên kết đến các công việc phụ trong trường URL của công việc phụ.